Супроводжувати проекти, оцінювати їх ефективність, ризики, втілювати кращі практики в їх організації, плануванні та контролі на етапах реалізації проектів у ПАТ «Укрзалізниця» буде проектний офіс. Один з проектів, що реалізуватиметься найближчим часом, – це підвищення ефективності та корпоративної сертифікації закупівель.
Проектний офіс аналізуватиме та оцінюватиме проекти формування та реформування виробничо-технологічних вертикалей, визначатиме їх пріоритетність, управлятиме ризиками в проектах, оцінюватиме їх ефективність та результативність. Також цей офіс супроводжуватиме діяльність проектних груп ПАТ «Укрзалізниця», у тому числі й для реалізації стратегії розвитку ПАТ «Укрзалізниця».
Проектний офіс розроблятиме устави (паспорти) проектів, визначатиме етапи реалізації, необхідні обсяги фінансування, ресурси, здійснюватиме навчання працівників ПАТ «Укрзалізниця», залучених до реалізації проектів, принципам управління проектами, стандартам та процедурам реалізації проектів, а також принципам крос-функціональної взаємодії учасників проектних груп, а також залучатиме українських та іноземних фахівців для консультування у сфері управління проектами, розроблятиме методологію проектної діяльності товариства, втілюватиме передовий закордонний досвід через проекти.
Проектний офіс забезпечуватиме комплексну підтримку проектів різних напрямків роботи акціонерного товариства, він допомагатиме в координації, розробці, моніторингу виконання і комунікації залучених сторін, забезпечить узгодженість їхніх дій для досягнення результату.
Одне зі стратегічних завдань проектного офісу – підвищити ефективність процесу закупівель товариства, мінімізувати приводи для їх оскарження та скасування, сприяти вчасному постачанню продукції, посилити контроль за її якістю.
Передумовами такого проекту є внутрішні потреби в налагодженому постачанні товарів, робіт та послуг для забезпечення роботи підрозділів товариства, надання якісних послуг, безпечних перевезень на залізничному транспорті. Також передумовами є і вимоги Європейського банку реконструкції та розвитку при наданні багатомільйонних кредитів та заплановані зміни в законодавстві про закупівлю, що стосуються більш жорсткого моніторингу, перевірок та можливих заходів реагування за визначеною системою індикаторів.
Як зазначила керівник проекту підвищення ефективності і корпоративної сертифікації закупівель Олена Дьяченко, Укрзалізниця стає відкритою до змін моделі системи закупівель, удосконалення тендерної документації та спрощення вимог, що надасть можливість залучити більшу кількість учасників на торги, а завдяки збільшенню конкуренції – зменшити вартість закупівлі.
«В Укрзалізниці досить тривалі процедури закупівель, зокрема і через постійні оскарження чи претензії учасників до умов тендерної документації. За допомогою Європейського банку реконструкції та розвитку товариство може отримати допомогу в аналізі, співставленні з міжнародними визнаними практиками та українським законодавством політик та процесів у закупівлі та постачанні товариства, що буде надана Дипломованим інститутом закупівель та постачання Великобританії.
Важливим етапом реалізації цього проекту буде здійснення сертифікації товариства за міжнародно визнаною практикою в сфері закупівель та постачання. Така сертифікація дозволить збільшити кількість міжнародних учасників торгів, а відповідно отримувати продукцію кращої якості та обґрунтованої вартості. «Разом з інститутом ми розробимо моделі процесів закупівлі для досягнення прозорості та більшої ефективності, запропонуємо втілення позитивного досвіду інших компаній, у тому числі міжнародних, у сфері закупівель», – розповіла Олена Дьяченко.